Систематизація охоплює розробку порядку, який включає в себе не лише побудову адекватної структури бізнесу, але й встановлення системи регламентів, інформаційної системи та системи винагород.
Ці аспекти важливі для забезпечення ефективного функціонування компанії, забезпечення співпраці та комунікації між співробітниками, адаптації персоналу та відповідальності за виконання завдань.
Впровадження систематизації допомагає покращити управління, знизити ризики та підвищити продуктивність бізнесу.
Як скласти план систематизації бізнесу?
Почати варто з аналізу членів команди та визначення їхніх характеристик:
- Найкращий професіонал: Це може бути особа, яка має найбільший досвід і знання в своїй області, яка постійно вдосконалюється і володіє найкращими навичками у виконанні своїх обов’язків.
- Найдосвідченіший: Це співробітник, який працює в компанії вже довгий час, має глибоке розуміння процесів і проявляє стабільність у вирішенні завдань.
- Найвідповідальніший: Це особа, яка завжди виконує свої обов’язки вчасно і на високому рівні якості, відповідає за свої дії та завжди готова взяти на себе відповідальність.
- З високим рівнем мотивації: Це співробітник, який проявляє зацікавленість у своїй роботі, постійно прагне до досягнення результатів, має енергію і ініціативу для виконання завдань.
Після визначення цих характеристик, переходимо до впровадження процедур:
- Вибір процесу: Обираємо конкретний бізнес-процес, який плануємо оптимізувати або впровадити.
- Визначення співробітника: Обираємо співробітника, який буде відповідати за виконання цього процесу.
- Тестовий період: Даємо співробітнику можливість випробувати нову роль протягом певного періоду для оцінки його відповідності та ефективності.
- Контроль і виправлення помилок: Проводимо систематичний контроль за виконанням завдань співробітником, виправляємо помилки та надаємо необхідну підтримку.
- Передача повноважень: Після успішного завершення тестового періоду та вирішення всіх недоліків, передаємо співробітнику повноваження щодо виконання цього процесу повністю.
Цей підхід дозволить оптимізувати бізнес-процеси та максимізувати продуктивність команди.
Конкретні кроки для систематизації бізнесу
Крок 1. Опис наявних процесів
Є низка дій, які співробітники компанії регулярно виконують, і вони приносять результат. Опишіть їх у вигляді інструкцій, переліку підпроцесів і кроків оптимізації.
Крок 2. Ідентифікація циклічних завдань
Опис:
Цей процес визначає рутинні завдання, які співробітники виконують щоденно або регулярно. Мета полягає в тому, щоб оптимізувати час, який витрачається на виконання цих завдань.
Підпроцеси:
- Ідентифікація рутинних завдань: Складення списку завдань, які виконуються щоденно або часто.
- Аналіз ефективності: Оцінка часу, який витрачається на кожне завдання, та можливості для оптимізації.
- Систематизація: Автоматизація частини роботи, делегування завдань, спрощення процедур виконання.
Крок 3. Визначення послідовності
Опис:
Цей процес встановлює послідовність дій для ефективного виконання робіт. Це важливо для забезпечення якості виконання завдань та збереження чіткого порядку роботи.
Підпроцеси:
- Розподіл завдань: Визначення, хто відповідає за виконання кожного етапу роботи.
- Встановлення строків: Визначення часових рамок для кожного етапу роботи.
- Створення плану дій: Розробка детального плану, який включає послідовність кроків та терміни виконання.
Крок 4. Реалізація
Опис:
Цей процес включає в себе розподіл завдань, організацію робочого середовища та встановлення KPI для оцінки результатів.
Підпроцеси:
- Оцінка кваліфікації співробітників: Визначення навичок та досвіду кожного працівника.
- Організація робочого місця: Забезпечення необхідним обладнанням та інфраструктурою для ефективного виконання завдань.
- Створення KPI: Визначення ключових показників ефективності для оцінки результатів та встановлення цілей для покращення продуктивності.
Ці процеси допоможуть вам систематизувати робочі процеси та підвищити продуктивність вашої компанії.
